De eindejaarschecklist 2025 voor je boekhouding

De feestdagen staan weer voor de deur, en dus is het jaar ook weer bijna afgesloten. Hoe staat het met jouw doelen? Voordat je bij de schoonfamilie aan de gourmet aanschuift nog even dit: onze eindejaarschecklist. De jaarwisseling is namelijk óók het moment waarop er bepaalde zaken voor je boekhouding weer moeten worden afgesloten, en je straks met een schone lei weer het nieuwe jaar in kunt.

Maak je administratie compleet

Zorg ervoor dat je aan het einde van het jaar helemaal bij bent met je administratie voor 2025. Een aantal tips (met veelgemaakte fouten en vergeten kosten) om even specifiek op te letten.

• Heb je een auto of fiets privé die je zakelijk gebruikt? Zorg ervoor dat jouw kilometeradministratie up-to-date is en de kosten (€0,23 per kilometer) zijn toegevoegd in je administratie.
• Zakelijke abonnementen? Zorg dat de facturen van alle relevante maanden in je administratie staan. Dubbelcheck dus even goed of je niets gemist hebt. Maandelijks abonnement? Check of de kosten er 12x in staan. We zien regelmatig dat er maanden vergeten worden. Denk aan: telefoonabonnement, kosten van zakelijke rekeningen, verzekeringen, softwareabonnementen zoals Adobe of Canva etc.

• Bonnetje vergeten? Loop je administratie even door en zorg ervoor dat alles voorzien is van een bon of factuur. Tip: stuur je bonnetjes automatisch door naar je administratie met Dorkmail.
• Let deze periode goed op je betalingen! Werk te ontvangen/betalen bedragen bij. Dit is van belang voor je inkomstenbelasting. Daarvoor moet je boekhouder namelijk weten welke betalingen er nog open stonden tijdens de jaarwisseling.
• Andere zakelijke kosten gemaakt die je nog niet hebt toegevoegd? Bekijk de meest vergeten kosten en zet ze in je administratie.

Let op: je AOV verzekering is geen zakelijke verzekering en zet je niet in je administratie, maar levert je wel belastingvoordeel op in je inkomstenbelasting. Bewaar dit jaaroverzicht dus wel goed!

Bedenk of je nog wilt investeren (en check je investeringen!)

Heb je dit jaar al geïnvesteerd? En is je laptop, camera of telefoon aan vervanging toe? Dan kan het verstandig zijn om dit jaar nog een nieuwe investering te doen. Als je in een kalenderjaar voor meer dan €2.900 (excl. btw) investeert dan heb je mogelijk recht op de investeringsaftrek (KIA). Dat kan je een mooi extraatje opleveren als je winst hebt gemaakt. Maar: ga geen investeringen doen als je ze niet nodig hebt. Ze kosten altijd (veel) meer geld dan dat ze je in belastingvoordeel opleveren. Als klant van Paperdork zie je meteen hoe jij er met je investeringen voor staat in het resultatenscherm.

Check daarbij ook de huidige investeringen die in je boekhoudprogramma staan. Het is bijvoorbeeld niet de bedoeling dat je 2 telefoons in je administratie hebt staan (tenzij je daar een goed verhaal bij hebt). Staan er nog investeringen die niet meer relevant zijn? Dan moet je deze bijvoorbeeld naar privé halen.

Vermeld de periode op facturen

Lever je diensten? Zorg er dan voor dat je duidelijk de periode vermeld wanneer je jouw werkzaamheden verricht. Dit is altijd al een eis van de Belastingdienst, maar rondom de jaarwisseling extra belangrijk. Voor de inkomstenbelasting is dit namelijk bepalend in welk jaar de omzet (of kosten) moeten worden meegenomen.

Tip: denk je dat het slim is om ook nog snel een factuurtje uit te sturen en/of een betaling te doen voor een dienst die volgend jaar pas wordt geleverd? Bespaar jezelf de moeite! Dit heeft namelijk geen zin, vanwege bovenstaande reden.

Urencriterium

Heb je afgelopen jaar meer dan 1225 uur aan je onderneming besteed en voldoe je aan het urencriterium? Zorg er dan ook voor dat je dit kunt aantonen aan de hand van een urenregistratie.

Voorraad

Als je voorraad hebt dan moet je voor de inkomstenbelasting weten wat de waarde is op 31 december. Houd dit dus goed bij! Het gaat dan om je inkoopwaarde, niet om de verkoopwaarde.

Pensioen storten

Niet alleen is pensioen storten handig voor later, het kan je (afhankelijk van de methode hoe je pensioen opzij zet) ook een voordeel opleveren in de inkomstenbelasting. In veel gevallen krijg je 37-50% van je inleg terug! Daarvoor is het belangrijk om te weten wat je jaarruimte is. De jaarruimte is een deel van je inkomen dat je met belastingvoordeel mag storten. Meer storten mag altijd, maar daarover ontvang je dan geen voordeel. Je kunt daarnaast ook eventuele ongebruikte jaarruimte van de afgelopen jaren storten met voordeel. Dat wordt ook wel de reserveringsruimte genoemd. Zowel de jaarruimte als de reserveringsruimte kun je via Brand New Day gemakkelijk berekenen.

Maak screenshots van je crypto’s

Heb je crypto’s of NFT’s? Zorg er dan voor dat je op 1 januari screenshots maakt van je portfolio(‘s). Met name buitenlandse exchanges geven de waarde namelijk niet automatisch door aan de Belastingdienst, terwijl je wel verplicht bent om deze op te geven (mits je met je vermogen boven een bepaalde drempel zit). Bewaar de screenshots goed! Want je hebt deze pas nodig voor de aangifte over het jaar 2026, en dus nog niet voor je aanstaande inkomstenbelasting aangifte.

Zet geld opzij voor de inkomstenbelasting

Als ondernemer met een eenmanszaak of VOF draag je 1x per jaar belasting af over je inkomen, in tegenstelling tot werknemers waarbij dit elke maand al gebeurt. Deze belastingafdracht doe je tijdens de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting, en dat is dus altijd even slikken. Word hier vooral niet door verrast! Het is verstandig om van tevoren al te checken hoeveel je naar verwachting opzij moet zetten voor de inkomstenbelasting. Je kunt altijd een globale inschatting maken via onze rekenhulp. Maak er gebruik van!

Tip: verwacht je dat mogelijk (veel) geld moet gaan betalen? Dan kan het aan te raden zijn om een voorlopige aanslag aan te vragen. Daarmee kun je voorkomen dat je veel belastingrente moet betalen.

Ontvang je een voorlopige aanslag 2026? Betaal pas in 2026!

Het kan zijn dat je in december al een voorlopige aanslag ontvangt voor de inkomstenbelasting, of andere aanslagen voor 2026. Deze aanslagen hebben een dagtekening van januari 2026. Is dat bij jou het geval? Betaal dan pas in januari na de dagtekening! Daarmee voorkom je dat de Belastingdienst het geld naar je terugstort.

Maak correcties voor privégebruik in je Q4 aangifte

Gebruik je middelen voor je bedrijf die je ook privé gebruikt? Denk bijvoorbeeld aan een telefoon of een laptop. In het vierde kwartaal moet je in de btw aangifte eventueel correcties maken voor privégebruik. Dus stel je had een telefoon gekocht, dan wordt daar in eerste instantie geheel de btw van teruggevraagd. In het vierde kwartaal weet je hoeveel je deze ook daadwerkelijk zakelijk hebt gebruikt, en daar maak je een correctie voor. Dit wordt verrekend met de btw die je nog moet ontvangen of betalen. Bij Paperdork regelt je cijferbaas dit voor je.

Belastingwijzigingen in 2026

Onlangs is een nieuw pakket aan belastingplannen aangenomen voor 2026. Twee belangrijke wijzigingen:

• Btw op logies naar 21%: eigenaar van bijvoorbeeld een vakantiewoning of hotel? De btw op overnachtingen gaat vanaf 1 januari naar 21% (en heeft waarschijnlijk in 2025 al impact op je btw-aangiftes!).
• Versobering youngtimerregeling: heb jij een youngtimer (auto ouder dan 15 jaar), wordt jouw auto binnenkort een youngtimer of was je van plan er een aan te schaffen? Voorheen was dit erg interessant voor ondernemers, maar vanaf 2026 gaat hier een hoop in veranderen. Lees er meer over in onderstaand artikel of overleg hierover met je cijferbaas.

Alle belastingwijzigingen checken en meer informatie? Je leest het hier.

Fijne feestdagen!

Nu deze checklist is afgewerkt hoef jij je in elk geval over je boekhouding even geen zorgen te maken. Dus: geniet van de feestdagen! 😊 We zien je graag weer terug in het volgende jaar waarin we je natuurlijk blijven voorzien van handige boekhoudtips.