Digitaal facturen versturen met betaallinks in ons boekhoudprogramma

Paperdork is een innovatief boekhoudprogramma mét de persoonlijke hulp van een cijferbaas. De moderne app, beschikbaar in je browser en voor je mobiele telefoon, is ontworpen volgens het ‘keep it simple & clean’ principe. Een heel eenvoudig boekhoudprogramma om mee te werken dus! En nee, je hoeft niet in te leveren op functionaliteit. Op deze pagina vertellen we meer over de functie om digitaal facturen te versturen, mét handige betaallinks (bijv. iDEAL). Op die manier wordt jouw facturatieproces super efficiënt.

Je eigen huisstijl facturen en basisinstellingen

Het maken van een digitale factuur is bij Paperdork een fluitje van een cent. Maar voordat je dat doet is het eerst belangrijk om de basisinstellingen op orde te hebben. Zo kun je je eigen betaaltermijn(en) instellen, kies je een eigen factuurnummering, pas je jouw huisstijl toe op de facturen (eigen logo, lettertype en kleuren) en pas je jouw eigen schrijfstijl toe. Daarnaast kun je ervoor kiezen om een standaard lijstje met standaard tarieven op te bouwen. Dat wil zeggen: tarieven van jouw standaard producten en/of diensten, die je vaker op facturen verwacht te gebruiken. Denk aan uurtarieven, pakketprijzen, kilometervergoedingen die je factureert et cetera. Daarmee wordt het maken van een factuur nóg efficiënter. Heb je dat allemaal gedaan? Dan ben je ready to go!

Facturen maken in Paperdork

Bij het toevoegen van inkomsten kun je ervoor kiezen om een factuur te genereren vanuit Paperdork. Het factuurnummer en de datum staan standaard ingevuld, zelf voeg je nog een omschrijving toe. Vervolgens vul je de klantgegevens in. Heb je de klant eerder gefactureerd? Dan staat deze in je klantenbestand en worden de gegevens automatisch voor je ingevuld. De factuurregels kun je toevoegen met behulp van tarieven (je standaard producten/diensten) of met een vrije regel (vrij in te vullen factuurregels). Vervolgens kun je een preview bekijken. We onderscheiden verschillende soorten facturen:

Reguliere/definitieve facturen

Als je een factuur opslaat dan wordt dit een definitieve factuur. Je hebt de optie om de factuur direct naar de klant te versturen. Aan definitieve facturen kun je geen wijzigingen aanbrengen (in dat geval moet je crediteren).

Concept facturen

Als je een factuur opslaat als concept dan kun je er nog wijzigingen in aanbrengen, voordat je deze definitief maakt. Concept facturen worden niet meegenomen in aangiftes.

Periodieke facturen

Dit zijn terugkerende facturen. Je kunt een factuur periodiek inplannen, handig als je bijvoorbeeld abonnementen aanbiedt bij je klanten. In dit artikel zie je daarvoor een aantal tips.

Betaallinks integreren op je facturen

Wat ons betreft een dikke tip: betaallinks integreren op je factuur. Wanneer je een koppeling legt met Mollie dan komt er automatisch een iDEAL button op de factuur te staan. Mits je de factuur natuurlijk maakt vanuit Paperdork. Je kunt er daarnaast voor kiezen om de betaallink – inclusief je eigen tekst – te integreren in de dynamische e-mail die automatisch wordt meegezonden met een factuur. Zo worden niet alleen jouw facturen sneller betaald, maar maak je het ook jouw klant een stuk gemakkelijker. Daarnaast worden ook de Mollie betalingen automatisch verwerkt in Paperdork. Win-win dus!

Voordelen van facturen versturen met Paperdork

Het is niet verplicht om de facturen van Paperdork te gebruiken. Je mag facturen ook zelf maken, met bijvoorbeeld Excel of Canva. Toch heeft het wel veel voordelen om direct digitale facturen te maken vanuit ons boekhoudprogramma. Allereerst is het veel minder foutgevoelig dan wanneer je handmatig facturen maakt. Je zult niet de eerste zijn die een rekenfoutje met btw-tarieven maakt. Ook moet je er bij handmatige facturen zelf op letten dat je wel voldoet aan alle factuurvereisten. Vanuit ons boekhoudprogramma wordt dat automatisch voor je gedaan. Een ander groot voordeel is dat het je veel efficiëntie en tijdswinst oplevert. Een factuur maken vanuit Paperdork heb je binnen een minuutje gefixt, en staat daarnaast meteen in je administratie. Tot slot heb je bij handmatige facturen vaak niet de mogelijkheid om digitale betaallinks te integreren. Daardoor moet je vaak langer wachten op je geld, en ben je onnodig tijd kwijt aan het verwerken van de betaling.