Wat is voorbelasting en hoe kun je dat terugvragen?

Als startende ondernemer vliegen de nieuwe begrippen je om de oren. Dit kan best vervelend zijn wanneer je een succesvol bedrijf wilt opstarten. Paperdork to the rescue! In dit artikel leggen we je uit wat voorbelasting is en waarom dit belangrijk is voor jou als startende ondernemer. Ook vertellen we je meteen hoe je voorbelasting kunt terugvragen.

Wat is voorbelasting?

Voorbelasting is de btw die je betaalt over inkopen die je doet voor jouw bedrijf. Denk hierbij aan de btw over diensten zoals het laten maken van je huisstijl, maar ook aan btw die je betaalt over producten zoals een nieuwe laptop inkopen voor je webshop. Deze btw mag je tijdens de eerstvolgende btw-aangifte terugvragen. Dit wordt ‘aftrekken als voorbelasting’ genoemd. Deze voorbelasting btw wordt verrekend met de btw die je hebt berekend aan jouw klanten (en dus officieel aan de Belastingdienst moet betalen).

Het verschil tussen deze twee bedragen moet je aan de Belastingdienst betalen. Tenzij het bedrag dat je terugvraagt natuurlijk hoger is dan het bedrag dat je moet betalen, dan krijg je geld terug van de Belastingdienst.

Wanneer mag je btw aftrekken als voorbelasting?

Je mag zeker niet zomaar over alle producten en diensten die je hebt afgenomen de btw als voorbelasting aftrekken. Neem sowieso de volgende regels mee:

• Over privé aankopen mag je nooit de btw terugvragen.
• Als je goederen of diensten verkoopt waarover je geen btw berekent omdat je daarvoor bent vrijgesteld van btw, mag je ook geen btw aftrekken van de inkopen die je daarvoor doet.
• Heb je voor de Kleine Ondernemersregeling (KOR) gekozen? Ook dan mag je geen btw aftrekken.
• Voor investeringen in bedrijfsmiddelen die je ook privé gebruikt (zoals een telefoon of laptop) maak je aan het einde van het jaar een correctie voor privégebruik. Dat betekent dat je een deel van de verrekende voorbelasting weer moet terugbetalen.
• De btw van eten en drinken dat je nuttigt in een horecagelegenheid mag je niet aftrekken. Let op: je mag wel 80% van de kosten voor zakelijke diners en lunches aftrekken van de inkomstenbelasting.
• Voor studiekosten geldt dat de btw alleen mag worden teruggevraagd als het gaat om het op peil houden van huidige vakkennis. Indien je nieuwe kennis op doet dan zijn die kosten niet zakelijk (ook niet voor de inkomstenbelasting).

Dit zijn enkele regels. Wij hebben diverse handige blogs online staan over welke diensten en producten je wel of geen btw mag terugvragen. Bekijk bijvoorbeeld onze blogs over consumptiekosten en studiekosten, of lees het artikel waar we vertellen hoe het zit als je gedeeltelijk bent vrijgesteld van btw.

Hoe kun je de voorbelasting terugvragen?

Ieder kwartaal moet je als ondernemer btw-aangifte doen. Dit doe je op de website van de Belastingdienst met behulp van een speciale tool. Indien je een boekhoudprogramma gebruikt dan kan het vaak ook rechtstreeks via je boekhoudprogramma. Er zijn, afhankelijk van jouw werkzaamheden en klanten, verschillende dingen die je hier moet invullen.

Hierin geef je aan hoeveel btw je hebt ontvangen van klanten en wat je zelf aan btw hebt betaald over zakelijke aankopen. Je houdt deze gegevens eigenlijk gaandeweg het kwartaal al bij in je boekhouding. Bij de btw-aangifte kun je het dan gemakkelijk invullen.

Uiteindelijk kun je bij 5b ‘Voorbelasting’ het bedrag invullen dat je aan btw hebt betaald voor zakelijke aankopen. Zoals gezegd wordt dit dan verrekend met de btw die je aan de Belastingdienst moet betalen.

TIP: bij Paperdork wordt de aangifte gedaan door je cijferbaas. Jij hoeft alleen maar de facturen van je inkomsten en bonnetjes van je uitgaven in het boekhoudprogramma te zetten. Over het juist invullen van de aangifte en de exacte regeltjes hoef jij je dan geen zorgen meer te maken.

Niet alles is voordelig om op de zaak te zetten

Bewaar zeker de facturen en bonnen van jouw zakelijke aankopen, ook als je nog niet officieel staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Zakelijke uitgaven die je voorafgaand aan de daadwerkelijke start van het bedrijf hebt gemaakt, zijn straks vaak alsnog aftrekbaar bij de eerste btw-aangifte. Dit worden ook wel aanloopkosten genoemd. Je mag daarvoor alle zakelijke inkopen meetellen (mits je ze niet al privé gebruikt hebt), tot wel vijf jaar voor je start! Extra belangrijk om je administratie goed op orde te houden dus.